Les courriels
Envoyer un courriel à une liste de diffusion
L'envoi d'un courriel à une liste de diffusion se fait via le menu sur l'onglet "mail/rédiger".
La liste de diffusion doit être choisie, un utilisateur a accès à l'ensemble des listes de diffusion attachée à son échelon et ses échelons enfants.
Un modèle de mail peut être choisi, ou une mise en forme libre peut être utilisée. Un utilisateur a accès aux modèles privés attachés à son échelon et ses enfants ainsi qu'aux modèles publics accessibles à l'ensemble des utilisateurs de la plateforme.
Envoyer un courriel sans passer par une liste de diffusion
L'envoi d'un courriel à des contacts se fait par la liste des contacts. Il faut sélectionner à l'aide des boîtes à cocher les contacts destinataires et appuyer sur le bouton d'envoi de courriels.
Les contacts sont alors ajoutés comme destinataires d'un courriel, une bulle d'information apparaît avec un lien pour accéder à l'interface d'écriture du mail. Les modèles de mails ne sont pas disponibles dans cette interface.
Les variables attachées aux listes de diffusion ne fonctionnent pas sur un mail créé de cette manière. Les variables attachées à l'échelon iront chercher les informations renseignées dans l'échelon de l'utilisateur envoyant le mail. Bien évidemment, la variable appelant le lien de désinscription d'une liste de diffusion ne fonctionne pas.
L'éditeur visuel de mail
L'éditeur visuel de mail permet d'avoir un aperçu de l'apparence du mail pour les destinataires. Toute mise en forme sera directement visible dans cette interface. Les variables ne sont toutefois pas appelées dans cette interface et ne sont donc pas visibles. Des différences peuvent exister entre l'apparence dans l'éditeur visuel et le rendu réel dans un mail.
Le rendu final des courriels a été principalement pensé pour s'afficher correctement sur des clients gmail en mobile et en version de bureau. Il est possible que l'affichage soit différent dans certains webmails ou clients mails.
L'éditeur peut être agrandi pour une édition plus aisée. Un aperçu peut être généré pour avoir un rendu plus proche de ce qui apparaîtra pour les destinataires.
Un double clique sur une image ou un lien ouvre une fenêtre contextuelle permettant la modification.
Les listes de diffusion
Une liste de diffusion est une liste de contacts regroupés dans le but de leur adresser régulièrement une communication par mail.
La création nécessite de renseigner un intitulé, un échelon, ainsi que le nom sous lequel apparaitra l'expéditeur. L'échelon renseigné sera utilisé pour comme émetteur du mail. C'est donc le mail de cet échelon qui sera utilisé. L'échelon est également utilisé pour déterminer certaines variables de mails utilisées dans les modèles de mails.
Il est donc nécessaire que la boîte mail de l'échelon utilisé pour une liste de diffusion soit correctement paramétrée, sinon la liste de diffusion sera inutilisable. En revanche l'échelon indiqué n'empêche pas un contact qui n'est plus ou pas rattaché à l'échelon concerné d'être inscrit à une liste de diffusion.
Un contact peut se désinscrire d'une liste de diffusion via un lien généré automatiquement. Ce lien est systématiquement présent dans les modèles de mails « publics ». Il peut être ajouté manuellement à l'aide de l'expression suivante : contact_desinscription.
Dans le cas de mails envoyés régulièrement à des contacts qui ne sont pas des adhérents du MJCF, l'ajout du lien de désinscription est obligatoire.
Les utilisateurs ont accès à toutes les listes de diffusion de leur échelon et des échelons enfants de celui-ci. Ils peuvent les utiliser ou les supprimer. La suppression n'est possible que si la liste de diffusion n'a plus de souscripteurs.
Le moniteur des envois de courriels
Le moniteur de mail est accessible depuis le menu à l'onglet mail/moniteur.
Il liste chaque envoi réalisé. Un utilisateur voit les envois des utilisateurs rattachés à son échelon et ceux rattachés à ses enfants. Si un utilisateur utilise une liste de diffusion d'un échelon enfant au sien, les utilisateurs de cet échelon ne le verront donc pas.
Chaque envoi est listé. La date, l'objet, l'utilisateur à l'origine de l'envoi sont visibles, ainsi que le mail d'envoi et la liste de diffusion utilisée. Il est possible de voir le détail de chaque envoi. L'ensemble des destinataires est alors accessible ainsi qu'un aperçu du mail envoyé. L'état d'envoi pour chaque contact est affiché (en attente, succès ou échec).
Les envois ne sont volontairement pas instantanés. Le serveur procède à un échelonnement des envois.