Le module événement
Ce module permet d’automatiser partiellement la remontée d’inscription et la gestion de ces dernières.
Description
Ce module est composé de deux interfaces. La première permet de créer des événements et d’y convier des échelons. La seconde permet la gestion des inscriptions et éventuelles confirmations d’inscription.
Trois concepts sont propres à ce module :
- L’événement : c’est une instance du module
- L’inscription : c’est une entrée d’un événement correspondant à un échelon invité et un contact
- La confirmation d’inscription : c’est l’état d’une inscription qui a été validée par l’échelon organisateur
L’événement
L’événement est le coeur de ce module. Le cas nominal est le suivant :
Un utilisateur créé un événement au niveau d’un échelon parent et ouvre un nombre déterminé de places d’inscription par échelon enfant invité.
Un événement nécessite un intitulé ainsi que l’échelon auquel il est rattaché. Plusieurs dates doivent être indiquées. La date de début et de fin des inscriptions marque la période où il est possible pour les échelons invités de compléter les inscriptions qui leur sont ouvertes. Une date de fin de modification des confirmations existe également. Une date d’archivage permet d’indiquer à partir de quand l’événement doit être masqué du menu principal.
Les conditions d’inscription
Enfin des conditions d’inscriptions peuvent être mises en place :
- L’âge
- Adhésion
- Cotisation
- Profil
Seuls les contacts correspondant à ces critères pourront être sélectionnés par les échelons invités. Les autres n’apparaitront pas dans la liste des contacts à sélectionner.
L’âge
Un événement peut être réservé aux majeurs, nécessité la mention d’une date de naissance ou n’imposer aucun critère.
L’adhésion
Une inscription peut être conditionné à un statut d’adhérent. Quatre scénarii sont possibles :
- Adhésion en cours au MJCF ou à l’UEC
- Adhésion en cours ou de l’année d’avant au MJCF ou à l’UEC
- Adhésion en cours à l’UEC
- Adhésion en cours ou de l’année scolaire précédente à l’UEC
Il faut garder en tête que toute les adhésions au MJCF sont caduques au 1er janvier et toutes celles à l’UEC au premier septembre. Il peut donc être utile de prévoir d’accepter les cartes de l’année d’avant sur les événements de septembre et janvier.
La cotisation
Si une condition d’adhésion est choisie, il est alors possible d’y ajouter une condition de cotisation. Deux cas sont prévus :
- La cotisation est acquittée
- La cotisation est remontée
Seules les fédérations peuvent déclarer une cotisation acquittée.
Seule la direction nationale peut déclarer remontée une cotisation.
Il est donc déconseiller de mettre une place une condition de cotisation sur laquelle on a pas la main au risque d’être potentiellement bloqué.
Le profil
🚧 à venir
Les options
Plusieurs options sont disponibles.
- La publicité
- La procédure d’inscription
- La mise en avant
La publicité
Un événement n’est pas nécessairement public. S’il est privé, l’accès aux inscriptions sera impossible pour les échelons invités. L’outil ne sera alors utilisé qu’à des fins d’organisation pour les utilisateurs de l’échelon au niveau duquel il a été créé.
La procédure d’inscription
Deux procédures d’inscription sont disponibles. Par défaut, les inscriptions doivent être confirmées ce qui laisse le dernier mot aux utilisateurs de l’échelon à l’origine de l’événement. L’inscription se fait alors en quatre temps :
- Une place d’inscription est ouverte
- Un contact est renseigné pour la place ouverte ainsi que les éventuelles informations complémentaires
- L’inscription avec un contact est confirmée
- La confirmation d’inscription peut être complétée si nécessaires
Les deux dernières étapes peuvent être supprimées pour simplifier la procédure. Dans ce cas la date de fin de confirmation n’est pas utilisée.
La mise en avant
Un événement pour être affiché sur le tableau de bord de l’échelon organisateur et des échelons invités. Les informations suivantes peuvent être communiquées :
- Le nom
- la date de début
- la date de fin
- le lieu