Les échelons
Les échelons sont utilisés pour regrouper des contacts et permettre leur accès par un ou plusieurs utilisateurs. Ils permettent également de renseigner l'émetteur d'une liste de diffusion. Un échelon sans utilisateur associé Un échelon est défini par un type, un nom, un département et au moins un échelon parent.
Le nom est libre, il peut toutefois être intéressant de s'astreindre à des conventions d'intitulés pour faciliter la compréhension des différents échelons dans l'utilisation quotidienne de la plateforme.
Le département permet d'identifier les échelons à une zone géographique particulière et d'y associer automatiquement des contacts entrés dans la plateforme via des formulaires extérieurs à la plateforme.
Les types d'échelons
Les échelons peuvent être de plusieurs types. Ces types sont les suivants :
- Organisation
- Fédération
- Union de ville·s
- Secteur
- Cercle
- Groupe
L'utilité de ces types est de faciliter l'utilisation de la plateforme par les utilisateurs en faisant référence aux échelons utilisés par le MJCF. Ces types permettent également des sélections. Il est ainsi possible pour un utilisateur de rapidement afficher les échelons d'un type choisi. Des actions automatisées peuvent faire de même dans le cadre du fonctionnement de la plateforme. Il est donc nécessaire de renseigner correctement le type d'un échelon créé. Le type « organisation » ne correspond pas à strictement parler à un échelon utilisé par le MJCF. Il est utilisé pour les échelons de niveau national.
La parentalité
Un échelon dispose toujours d'au moins un parent. À l'exception de l'échelon MJCF qui est l'échelon premier auquel sont rattachés tous les autres. Généralement un échelon aura plusieurs parents, puisqu'il aura un parent et les parents de celui-ci. Il peut également avoir deux « familles » avec deux parents qui ne sont pas nécessairement liés entre eux par un lien de parentalité. Les secteurs par exemple ont pour parent l'Union de Ville·s ou la Fédération concernée avec l'ensemble des parents de cet échelon, mais également l'organisation UEC. Un contact hérite nécessairement de l'ensemble des parents des échelons auxquels il est rattaché.Un utilisateur en revanche n'a qu'un seul échelon et n'hérite pas des parents de celui-ci.
La gestion des échelons
La gestion des échelons est réservée aux utilisateurs de niveau 2 et supérieur. La création d'un échelon a pour principale conséquence de permettre un utilisateur d'accéder aux contacts reliés à cet échelon. L'autre intérêt de la création d'un échelon et de lui ajouter une adresse email qui pourra alors être utilisée pour envoyer des mails à des listes de diffusion.
Paramétrer l'envoi de courriels
Un email peut être paramétré. Il permet d'envoyer des mails via le mail de l'échelon en utilisant une liste de diffusion. Le serveur doit être renseigné, l'adresse mail et si possible un mot de passe généré uniquement pour la plateforme.
Supprimer un échelon
La suppression d'un échelon se fait via la liste des échelons en utilisant le bouton approprié directement sur la ligne correspondante. Un échelon ne peut pas être supprimé si au moins un utilisateur y est rattaché, si au moins un échelon est son enfant, si au moins un contact y est rattaché. Il faut préalablement rattacher ces différents éléments à un autre échelon avant de procéder à la suppression.
Les champs d'un échelon
- Logo : L'image ne peut être modifié que par un utilisateur de niveau 3
- Type : Les types permettent de situer les échelons dans la structuration du MJCF (fédération, secteur, etc.)
- Intitulé : L'intitulé est le nom de l'échelon, il est intéressant d'adopter une convention commune de nommage.
- Département : Le département est important pour les fédérations, c'est le choix de ce département qui permet l'affectation automatique par dans un échelon depuis les formulaires extérieurs (adhésion MJCF par exemple)
- Echelon·s enfants : Les échelons enfants sont accessibles à tous les utilisateurs de l'échelon parent.
- Echelon·s parents
- Adresse postale, concaténation des éléments suivants :
- N°
- Rue
- Complément
- Code postale
- Ville
- Serveur mail : Pour l'ajout d'un serveur de mail, il faut contacter la direction nationale du MJCF
- Mot de passe : Ce mot de passe est nécessaire pour permettre à la plateforme d'envoyer des mails. Téléphone
- Réseau social : Plusieurs peuvent être indiqués. Les quatres premiers réseaux sociaux de l'échelon peuvent être appelées par des variables de mails.